Neste capítulo, você vai conhecer as técnicas de melhoria que o KSI ensina para transformar sintomas em hipóteses e hipóteses em experimentos: análise de bloqueios, análise de variabilidade, custo do atraso e teoria das restrições. São os modelos que tornam a melhoria evolutiva mais do que boa vontade.

Melhorar um sistema Kanban exige saber onde intervir. As técnicas do KSI fornecem o diagnóstico: a análise de bloqueios agrupa impedimentos por causa e mede seu impacto em dias de atraso; a análise de variabilidade distingue variação interna, controlável, de variação externa, a ser absorvida; o custo do atraso quantifica a urgência para orientar classes de serviço; e a teoria das restrições localiza o gargalo que limita a vazão do sistema inteiro.

Análise de bloqueios

Cada vez que um item é bloqueado, o cartão recebe um marcador com a causa e a data. Ao fim de um período, os marcadores são agrupados por causa e somados em dias de atraso. O resultado costuma surpreender: duas ou três causas respondem pela maior parte do impacto, e raramente são as que a equipe apontaria de memória. A técnica, chamada de agrupamento de bloqueios, transforma a Risk Review em uma conversa sobre dados.

• Agrupamento de bloqueios
  Causa, frequência e dias de atraso por causa. Prioriza o que mais custa, não o que mais incomoda.
• Análise de variabilidade
  Separa o que a equipe controla (tamanho de item, política, multitarefa) do que vem de fora (demanda, dependências).
• Custo do atraso
  Quanto se perde por unidade de tempo sem o item. Base das classes de serviço e da ordenação do Upstream.
• Teoria das restrições
  Identificar o gargalo, explorá-lo ao máximo, subordinar o resto a ele, elevá-lo e recomeçar.

Variabilidade: interna e externa

Lead time varia por dois motivos. A variabilidade interna vem de decisões da equipe: itens de tamanhos muito diferentes, políticas frouxas, retrabalho, WIP alto. A externa vem do ambiente: picos de demanda, dependências, urgências legítimas. A primeira se reduz com disciplina e políticas; a segunda se absorve com capacidade de reserva, classes de serviço e buffers. Confundir as duas leva a tentar controlar o incontrolável e a tolerar o evitável.

Da técnica ao experimento

Imagine um mecânico. Ele não troca peças ao acaso; ouve o motor, mede, localiza e só então intervém. As técnicas do KSI são a escuta e a medição. O experimento vem depois, pequeno e reversível, como descrito no Capítulo 09 do blog do KSD: uma hipótese ligada a um modelo, uma mudança de limite ou de política, algumas semanas de medição, decisão. O que o KSI acrescenta é o repertório de diagnóstico para que a hipótese seja boa.

• Bloqueio recorrente por aprovação: hipótese de política explícita que elimina a aprovação nos casos padrão.
• Variabilidade interna por tamanho de item: hipótese de política de tamanho máximo e decomposição no Upstream.
• Gargalo em uma competência rara: hipótese de limite de WIP antes do gargalo e de reserva de capacidade para a competência.

Com o diagnóstico em mãos, o próximo capítulo trata do movimento que mais depende dele: escalar Kanban de um serviço para a organização.